УПРАВЛЕНИЕ РЕСУРСАМИ ИТ. ОБЪЕДИНЯТЬ ИЛИ РАЗДЕЛЯТЬ?
Любая деятельность должна быть обеспечена ресурсами. Для службы ИТ можно выделить следующие их разновидности: человеческие (интеллектуальные активы), финансовые (возобновляемый актив), управленческие, информационные (формализованные опыт и знания), ИТ-оборудование и лицензии ПО.
Рассмотренные идеи справедливы для любых видов перечисленных ресурсов. Поэтому, для простоты изложения и примеров, в рамках статьи, мы будем под ресурсами понимать только аппаратные ИТ-активы и лицензии ПО.
Полагаю, вы легко вспомните две-три компании, для которых характерна следующая ситуация:
- Есть несколько отделов / менеджеров / процессов управления / информационных систем, собирающих первичные данные и информацию об использовании ИТ-оборудования и лицензий ПО – работающих изолировано;
- Нет единого источника данных по использованию ИТ-оборудования и лицензий ПО в проектах и в рамках эксплуатации.
Если требуется централизовать учёт ресурсов в рамках смежных деятельностей, то возникают дополнительные вопросы:
- Есть ли разница между ИТ-ресурсами, используемыми при внедрении проектов и предоставлении ИТ-услуг?
- Имеет ли смысл централизованно ими управлять, независимо от того, используются ли они в проектах или в рамках предоставления ИТ-услуг?
1. ДЛЯ ПРОЕКТОВ И ИТ-УСЛУГ НУЖНЫ ОДНИ И ТЕ ЖЕ РЕСУРСЫ
Если в основе деятельности службы ИТ в компании лежит сервисный и проектный подходы, то возможны параллельные процессы, работающие с ресурсами ИТ.
Обратимся к определению Портфеля сервисов в библиотеке ITIL V3: область, называемая «конвейер ИТ-услуг» 1 соответствует проектной деятельности по созданию ИТ-услуг, см. рис.1.
Рис. 1. Ресурсы проекта и ресурсы ИТ-услуги едины в части ИТ-оборудования и лицензий ПО
Таким образом, жизненный цикл ИТ-услуги можно разделить на две части: период ее создания или модернизации и период предоставление ИТ-услуги и вывода ее из эксплуатации. Деятельность в рамках первого периода определяется через проектное управление, а деятельность второго – через сервисное управление или предоставление ИТ-услуг. И на обоих временных периодах потребляются одни и те же ресурсы ИТ 2: ИТ-оборудование и лицензии ПО.
Можно сказать, что общий пул ресурсов в рамках сервисного и процессного управления совпадает с портфелем ИТ-активов 3. Разница в том, что для разных процессов управления важны разные характеристики одних и тех же ИТ-ресурсов, см. Рис. 2.
Рис. 2. Фокусы управления ресурсами ИТ
Получается, что в рамках управления ИТ-проектами, процессов ITSM и ITAM используются одни и те же материальные ИТ-ресурсы. Разница лишь в аспектах управления ими.
Использование единых инструментов инвентаризации и хранилища данных, интегрированных процессов учёта и управления, позволить снизить затраты на сбор и поддержку актуальности данных и обеспечить их полноту и актуальность.
2. ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ УЧЁТ ИТ-РЕСУРСОВ ПОВЫШАЕТ ИХ УПРАВЛЯЕМОСТЬ
Если портфель ИТ-активов совпадает по охвату с общим пулом ресурсов проекта и ИТ-услуги, то в праве ли мы сказать, что управление ИТ-активами способно заменить управление ресурсами ИТ-услуг и ресурсами проекта?
Нет, не в праве. Потому что это разные активности и в них вовлечены люди из смежных подразделений, со своими задачами и областями ответственности.
И все же, управление ИТ-активами может быть основой для организации многофакторного учёта ИТ-ресурсов – и в интересах управления проектами, и в интересах предоставления ИТ-услуг, и в своих интересах.
Это возможно за счет того, что:
- Жизненный цикл ИТ-актива включает в себя жизненный цикл ресурса проекта и жизненный цикл КЕ, см. Рис.3;
- Точность учёта ИТ-активов выше, чем учёта ресурсов проектов и КЕ (как по охвату учитываемых категорий, так и по глубине учёта / глубине CMDB);
- Конкретный ИТ-актив, ИТ-ресурс проекта и КЕ – это, чаще всего 4, один физический объект. Просто учитываются разные его характеристики: функциональные / инвентарные / контрактные / финансовые.
Рис. 3. Жизненные циклы ресурса проекта, КЕ и ИТ-актива
Жизненный цикл ресурсов проекта (от закупки до ввода в эксплуатацию) и жизненный цикл КЕ (от ввода в эксплуатацию до вывода из эксплуатации) являются частью полного жизненного цикла ИТ-актива (от планирования до выбытия).
Каждая из рассмотренных областей управления развивалась на основе обобщенных практических случаев и методик. Их последователи считали свою предметную область самодостаточной и поэтому в каждую из них были заложены собственные процессы учёта ресурсов проекта 5 или ИТ-услуги 6. Если в одной компании применяются любые две или все три методологии, то имеет смысл их объединять или интегрировать.
Управление ИТ-активами может быть тем самым единым инструментом управления ресурсами ИТ.
Если есть потребность в наличии точной информации о ресурсах ИТ по нескольким аспектов, то имеет смысл объединять различные активности и интегрировать между собой разные источники информации об одних и тех же объектах управления.
Подобное объединение позволит упростить работу и сократить трудозатраты по поддержанию актуальности данных и сформировать единое хранилище информации 7, на основе которого можно строить комплексные отчеты в различных разрезах.
3. ДЛЯ КОГО ПОЛЕЗНА ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ УЧЁТА ИТ-РЕСУРСОВ?
Добавляя аспекты управления ИТ-ресурсами, мы вовлекаем новых участников в наше централизованное информационное пространство.
Так, прозрачность в части учёта ресурсов ИТ с точки зрения разных аспектов управления может быть интересна для менеджеров, ответственных за обеспечение информационной безопасности или обеспечение соответствия деятельности ИТ – внешним и внутренним требованиям, см. рис 4.
Имеет смысл централизовано собирать и хранить информацию по объектам управления, объединяя и обогащая ее данными из смежных источников по необходимым срезам управления.
Процессы управления ИТ-активами характеризуются сильными горизонтальными связями и вовлечением участников из разных департаментов. С одной стороны, из-за большего количества участников, это усложняет внедрение и запуск подобных процессов. С другой стороны, сами участники являются заинтересованными сторонами, что упрощает обоснование внедрения управления ИТ-активами. Так же это снижает затраты на сбор актуальной информации об ИТ-активах за счет исключения дублирования деятельности.
Рис. 4. Кому может быть полезно зрелое управление ИТ-активами
В качестве иллюстрации централизации разных источников информации об ИТ-активах и том, какие возможности управления это добавляет, приведем реальный кейс из проекта (см. рис. 5).
Одной из предпосылок проекта была невозможность получения точной и достоверной информации об ИТ-активах. Информация должна была собираться на протяжении всего жизненного цикла. Требовалось обеспечить возможность ее удобного просмотра в нужных разрезах в любой момент времени. Переводя это на язык данных – необходимо было организовать единое информационное пространство с использованием смежных ИТ-систем в качестве источников.
По итогам проекта получилась структура связанных данных, см. рис. 5.
В качестве источников данных выступали следующие информационные системы: корпоративная бухгалтерская система, система документооборота, хранилище данных о конфигурационных единицах, MS Active Directory и набор файлов MS Excel. Были настроены интеграции для обеспечения актуальности данных во времени.
В рамках системы управления ИТ-активами, выстроены следующие связи:
- Для каждого проекта можно отслеживать исполнение его бюджета;
- Для каждого проекта и связанных ИТ-активов отражаются данные о связанных договорах;
- Отслеживается использование ИТ-активов в качестве ресурсов проектов и объектов договоров.
Рис. 5. Структура данных единого информационного пространства
В результате менеджеры проектов получили возможность управлять проектами с точки зрения финансов, договоров и ресурсов из одной точки.
ВЫВОДЫ
В заключение несколько ключевых мыслей этой статьи:
- Для ИТ-услуг и ИТ-проектов используются одни и те же ресурсы. Однако аспекты управления могут отличаться: функциональные, инвентарные, контрактные, финансовые;
- Управление ИТ-активами может дополнять управление конфигурациями, обогащая информацию по КЕ уникальным набором данных по инвентарным, контрактным и финансовым аспектам;
- Управление ИТ-активами может быть основным достоверным источником данных для управления ресурсами проекта;
- Централизованное управление ИТ-ресурсами позволяет собрать информацию из разных источников в едином месте и тем самым создать единое информационное пространство по всем аспектам управления ресурсами ИТ;
- Основой для централизованного управления ИТ-ресурсами может стать управление ИТ-активами.
1 Конвейер ИТ-услуг, ITIL V3, Service Strategy, 4.2.3 Service Portfolio, Pipeline and Catalogue, p 117
2 В качестве ресурсов ИТ-услуги рассматриваются активы и конфигурационные единицы, КЕ. Для ресурсов проекта отдельного термина нет, поэтому мы будем использовать словосочетание «ресурс проекта»
3 ИТ-актив – это может быть оборудование, запчасти, расходные материалы или программное обеспечение или ИТ-услуги, а возможно, и нематериальные сущности (логические элементы), относительно которых у компании имеются права владения или использования и которые учитываются в репозитории ITAM в рамках их жизненного цикла. Но в основном под ИТ-активами подразумевается аппаратное и программное обеспечение.
Портфель ИТ-активов – это все ИТ-активы компании, за которые компания несет юридическую ответственность.
Управление ИТ-активами – это набор взаимосвязанных процессов, нацеленных на решение вопросов физического учёта, финансового контроля и контрактных обязательств, связанных с ИТ-активами, на протяжении всего жизненного цикла.
4 Исключением являются логические элементы, учитываемые в CMDB, в рамках процесса управления конфигурациями и активами, типа диапазона IP адресов локальной сети.
5 Управление ресурсами проекта – одна из главных групп процессов управления проектом. Включает процессы планирования, закупок, поставок, распределения, учёта и контроля ресурсов, управление запасами ресурсов. Эти процессы относятся к управлению трудовыми и материально-техническими ресурсами. Управление финансовыми ресурсами осуществляется в рамках управления стоимостью.
6 Управление конфигурациями и активами – один из основных процессов в рамках предоставления ИТ-услуг, решающий задачи управления конфигурационными единицами в ходе их эксплуатации. Еще есть смежные процессы, задействованные в предоставлении, учёте и сопровождении эксплуатации КЕ: управление запросами пользователей и инцидентами, управление изменениями, управление уровнем предоставления ИТ-услуг.
7 Куда из разных видов деятельности будут поступать актуальные данные по разным аспектам учитываемых объектов: функциональному, финансовому, контрактному, инвентарному.
