АВТОМАТИЗАЦИЯ СНАБЖЕНИЯ ОФИСОВ РАСХОДНЫМИ МАТЕРИАЛАМИ
Административно-хозяйственный отдел на предприятии занимается обеспечением эффективного функционирования всех административных и хозяйственных аспектов деятельности. Его обязанности включают в себя организацию офисной работы, управление офисной инфраструктурой и обеспечение рабочих мест всем необходимым. В целом, АХО стремится к оптимизации административных процессов и созданию удобных условий для успешного функционирования бизнеса.
С помощью A-TRACKER можно значительно облегчить процесс снабжения подразделений предприятия различными расходными материалами (канцелярия, одежда, хозяйственный инвентарь и. т. д.).
ПЛАНИРОВАНИЕ
Определение доступных периодов для заказа
В рамках бюджетных и закупочных циклов в системе A-TRACKER можно установить определенные периоды для заказа. Cотрудники офиса могут сделать выбор и заказать расходные материалы только в определенные временные периоды. Это ведет к более рациональному использование ресурсов компании и помогает избежать излишних или несвоевременных затрат на материалы, что в итоге способствует оптимизации процесса закупок и позволяет контролировать затраты более эффективно.
Рис. 1. Периоды заказов
Выбор ассортимента
Для каждого конкретного офиса можно ограничить доступный ассортимент материалов для заказа в соответствии с каталогами поставщиков, который настраивается исходя из местоположения офиса и наличия поблизости конкретного поставщика.
Рис. 2. Каталог поставщиков
Рис. 3. Список регионов, обслуживаемых поставщиком
Рис. 4. Список товаров, предлагаемых поставщиком
Проверка лимитов
Каждый офис может иметь свои лимиты – как по бюджету, так и по количеству расходных материалов (доступных для заказа) конкретной категории. При превышении лимитов заказ невозможно будет сформировать.
Рис. 5. Лимит максимальной суммы заказа офисом
Рис. 6. Лимит максимального количества товара к заказу офисом
Рис. 7. Предупреждение о превышении лимита
Добавление фотографий
К каждой категории материалов можно добавить фотографию, что облегчает процесс формирования заказа.
Рис. 8. Фотография товара
ФОРМИРОВАНИЕ ЗАКАЗА
Корректировка заказа
При создании заказа предусмотрена возможность создания черновика, который в дальнейшем может быть скорректирован специалистами, ответственными за его формирование. После заказ проверяется и, по необходимости, корректируется менеджерами, контролирующими процесс закупок.
Заказы «по умолчанию»
Система A-TRACKER позволяет формировать заказы «по умолчанию» для каждого конкретного офиса предприятия. В очередной возможный период будет автоматически создан заказ наиболее востребованных для офиса расходных материалов, который в дальнейшем может быть скорректирован ответственными сотрудниками.
Рис. 9. Пример состава заказа "по умолчанию"
Учет стоимости логистики
Все формируемые заказы могут включать в себя стоимость логистики в зависимости от региона, в котором расположен офис.
Рис. 10. Коэффициент увеличения стоимости от логистики
Контроль поставок
В системе предусмотрена возможность фиксации факта получения офисами заказов.
Рис. 11. Механизм фиксация получения заказа
Формирование документов
Система A-TRACKER позволяет автоматически формировать необходимые документы на любом этапе жизненного цикла заказа – как для внутренних нужд, так и для поставщиков. Печатные формы легко настраиваются и могут предоставляться в следующих форматах: doc, xls.
Рис. 12. Пример выгрузки спецификации для поставщика
Контроль событий
На протяжении всего цикла планирования и формирования заказов система будет уведомлять о важных событиях: окончании периодов, незавершённых заказах, превышениях лимитов и т.д. Уведомления отображаются как в интерфейсе системы, так и приходят на почту ответственным лицам.
Рис. 13. Пример уведомления по почте
